Seguro que más de una vez han tenido que controlar cuántas horas pasan trabajando en un proyecto para luego facturárselo a un cliente. En esta ocasión hablaremos de Paymo.
Paymo
El uso de esta herramienta en línea era gratuito hasta hace muy poco tiempo. Ahora es de pago por mes ($4,95 la cuenta básica y $9,95 la cuenta plus). Por supuesto, lo que se describe en este blog es el uso gratuito o de pago básico; la cuenta Plus incluirá otra serie de funcionalidades.
El panel del usuario tiene este aspecto:
Es una herramienta muy intuitiva y vamos a desglosarla para mostrar agrosso modolas posibilidades que ofrece en sus diferentes secciones:
- Clients: los datos de tus clientes. Muy útil para tener toda la información sobre facturación, contacto, etcétera, a la mano. Incluso se puede añadir el logotipo o la foto del cliente.
- Projects: en esta pantalla, se puede añadir toda la información relacionada con el proyecto: nombre, cliente, descripción, horas presupuestadas, si el trabajo es facturable, a cuánto se cobra la hora, etc.
- Users: todos los datos del usuario, incluidas las estadísticas de trabajo y proyectos asignados. La versión gratuita sólo admite un usuario. Si se quieren añadir más, se debe adquirir el plan de pago.
- Invoices: la parte más interesante. Permite crear facturas con una plantilla predeterminada fácil de usar. Esta opción permite configurar prácticamente todo, desde el idioma (las plantillas se pueden descargar en varios idiomas desde una biblioteca) hasta la moneda, recordatorios de pago, numeración de las facturas y los presupuestos, porcentaje de los impuestos.
- Reports: este apartado permite crear informes sobre el tiempo invertido en un proyecto. Sólo hay que añadir un informe nuevo en Add Report y rellenar los datos correspondientes.
- Timesheets: este apartado permite introducir horas en formato de hoja de cálculo.
- My tasks: muestra las tareas pendientes. Sólo hay que hacer clic en los enlaces Add Tasks para añadir tareas nuevas.
- New shortcut: permite crear atajos en la barra de direcciones.
En cuanto al control del tiempo de trabajo: en la parte inferior del menú se encuentra el cronómetro integrado en el sitio web. Configurarlo es tan sencillo como seleccionar el proyecto y la tarea y pulsar Start. Cuando haya terminado, pulsar Stop para detener el contador. Así, el tiempo que se ha dedicado a esa tarea dentro de ese proyecto queda registrado en el sistema.
En resumen:
Ventajas de Paymo:
- Interfaz sencilla e intuitiva.
- Ofrece una gran flexibilidad para personalización según las necesidades del usuario.
- Si bien es cierto que hay que invertir tiempo en la configuración de los proyectos, las tareas y los clientes, esta inversión queda más que rentabilizada en poco tiempo, ya que automatiza los procesos de facturación, presupuestos y de control de los proyectos.
- Permite registrar otros gastos en los que se incurra y hacerlos facturables.
- Sólo pagas por lo que uses, lo cual es estupendo si se quiere usar en proyectos puntuales (además, el precio es muy razonable).
Desventajas de Paymo:
- El pago por mes puede ser incómodo si se decide usar la plataforma de forma continua (no se puede pagar con PayPal).
A pesar de que catalogan la cuenta gratuita como «la mejor opción para los autónomos», la limitación de un máximo de tres proyectos activos y una factura por mes obligaría en algunos casos adquirir una cuenta paga.
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